Separera inte kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring

av | maj 31, 2020 | Egenkontroll | 0 Kommentarer

Varför är det så viktigt att inte separera kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring?

Under både tidigare anställningar och när vi nu under dessa år har varit ute hos våra kunder så träffar vi oftast på två olika syner av företagens kvalitetsarbeten.

  1. Företaget fokuserar mycket på att kontrollera sina produkter med hjälp av checklistor och instruktioner.
  2. Företaget fokuserar mycket på att kunna redovisa sitt kvalitetsarbete och har väl utvecklade kvalitetssystem för att säkerställa kvaliteten i sina projekt.

Båda företagen gör helt rätt i att försöka kvalitetssäkra sina arbeten men i båda fallen så saknas en komponent som försvårar möjligheten att använda kvaliteten till att effektivisera och arbeta lönsammare.

Den gemensamma komponenten för att effektivisera och arbeta lönsammare är samordningen mellan kvalitetsutvecklingen och kvalitetssäkringen.

Den första typen av företag som kontrollerar sin kvalitet med checklistor och instruktioner försöker att uppnå, om än på ett dyrt sätt gällande tidsåtgången, att ett ev. produktionsfel upptäcks tidigt och kan justeras med minimala resurser.

Utmaningen hos den första typen av företag är att hålla sina kontroller aktuella och bibehålla ett intresse hos personalen att fylla i en mängd med listor som ofta upplevs som överflödiga.

Oftast så är hela kvalitetssystemet uppbyggt efter att försöka hitta fel istället för att säkerställa (med hjälp av kvalitetsutveckling) att man gör rätt. Därav blir det väldigt tungarbetat och man kommer inte riktigt i mål med sina effektivitetsmål.

Den andra typen av företag som fokuserar mest på sina kvalitetsmanualer har ofta en exemplarisk kvalitetsutveckling.

Så bra och perfekt att man i verkligheten inte ens kan utföra det utan att ha en hel avdelning som arbetar med kvalitet. Detta fungerar kanske för ett företag som IKEA men är svårt för ett medelstort företag. Speciellt i Sverige med aktuell lönenivå.

Utmaningen hos den andra typen av företag är såklart att klara av rent ekonomiskt det stora resursbehovet, vilket i sin tur leder till att man inte gör det som står i den välarbetade kvalitetsmanualen.

När man arbetar på ett annat sätt än vad ledningen tror att man arbetar så kommer man heller aldrig kunna utveckla någonting till det bättre.

För att arbeta effektivt med kvalitet och uppnå de resultat som experter uttalar sig om så måste man ha en kvalitetsmanual som beskriver verkligheten och en kontrollplan som säkerställer att man gör rätt, istället för att hitta vad som är fel.

De fem tydligaste tecknen på att kvalitetsutvecklingen inte synkar med kvalitetssäkringen

 

  1. Problemen upptäcks i bästa fall innan leverans, ibland i efterhand.

 

  1. Egenkontrollen fylls inte i då den som utför kontroller inte ser den som en resurs utan endast ännu en till blankett att fylla i.

 

  1. Vid revision av sitt kvalitetssystem så måste man göra efterkonstruktioner för att revisorn ska bli nöjd.

 

  1. Samma fel händer flera gånger.

 

  1. Återkoppling om förbättring från de som utför egenkontrollerna är obefintliga eller väldigt få.

Hur säkerställer man att kvalitetssäkringen följer med kvalitetsutvecklingen?

Receptet är enkelt att berätta här på en blogg.
Trots att det låter enkelt så är det svårt att översätta i verkligheten:

Din kvalitetsmanual måste spegla de ni i verkligheten gör och ingenting annat.

Då standarder är skrivna på ett väldigt akademiskt sätt och när man läser de olika paragraferna i en kvalitetsstandard, t.ex. ISO9001, så får man automatiskt intrycket av att man måste skriva mer i sin manual än vad man faktiskt gör för att uppfylla kraven.

Det man hela tiden måste ha med sig är att kvalitetssystemen beskriver endast VAD som ska kontrolleras, inte HUR ni, i er verksamhet, ska utföra dessa kontroller.

Lägger man ner energi på att beskriva hur man arbetar i verkligheten (kvalitetsutveckling) och samtidigt verkligen försöker att inte utsmycka sin kvalitetsmanual men fina ord, så kommer man samtidigt få en bra översikt över vad som måste kontrolleras/beskrivas i instruktioner för att säkerställa att man gör rätt ifrån början (kvalitetssäkring).

Kort och gott så är det viktigt att man i sina manualer beskriver den verklighet man har och läser de paragrafer som respektive standard har med baktanken att paragrafen endast beskriver VAD som ska kontrolleras och inte HUR.

Det låter enklare än vad det är men detta är ett tankesätt man måste prägla in i huvudet när man arbetar med kvalitet. Det är väldigt svårt för utomstående konsulter att hålla sig till verkligheten också då man hela tiden tycker sig att man har skrivit för lite eller för ”slarvigt”.